Ondernemingen vinden het belangrijk dat zoveel mogelijk aandeelhouders deelnemen aan de besluitvorming in algemene vergaderingen van aandeelhouders. De ondernemingen realiseren zich echter ook dat het voor aandeelhouders niet altijd mogelijk is een algemene vergadering bij te wonen. Het `stemmen op afstand' biedt hiervoor een heel praktische oplossing.

Door een wetswijziging in 2000 is het voor ondernemingen mogelijk geworden een zogenaamde 'registratiedatum' vast te stellen. Sinds begin 2007 mag deze datum maximaal 30 dagen voor de dag van de algemene vergadering liggen. Alle aandeelhouders die op deze registratiedatum aandelen houden, hebben het recht om op de algemene vergadering te stemmen.

Hierdoor is het voor aandeelhouders mogelijk geworden om te `stemmen op afstand'. Aandeelhouders die van deze mogelijkheid gebruik maken, hoeven hun aandelen niet te blokkeren tot de registratiedatum, zoals het geval is indien de aandeelhouder in persoon de vergadering bezoekt.

Indien een onderneming heeft besloten tot stemmen op afstand, dan wordt via het Communicatiekanaal aan de aandeelhouders die toestemming hebben gegeven voor het doorgeven van adresgegevens voorafgaand aan de algemene vergadering van aandeelhouders een steminstructieformulier toegezonden. Op dit formulier kunnen aandeelhouders invullen hoe er namens hen moet worden gestemd.

Indien dit formulier tijdig wordt geretourneerd op de aangegeven wijze, dan wordt de stem conform de instructies op het steminstructieformulier uitgebracht. Dit gebeurt door de persoon die daartoe op het steminstructieformulier is vermeld. 

Steminstructieformulier